Spoken
Veelgestelde vragen
Hier vind je antwoorden op de vragen die onze klanten het vaakst stellen.
Materiaal
In welk bestandsformaat moet het materiaal worden aangeleverd?
- Transcriptie: Wij kunnen transcriptiemateriaal aannemen in alle audio- en videobestandsformaten.
- Ondertiteling: Wij kunnen ondertitelmateriaal aannemen in alle videobestandsformaten.
Hoe kan ik bestanden aanleveren?
U kunt de bestanden voor ondertiteling en transcriptie aanleveren op https://spokencompany.nl/bestanden.
Wat voor levertijden hebben jullie?
- Transcriptie: Wij kunnen afgewerkte transcripten snel leveren, bijv. 10 uur aan opnames binnen 3 dagen na uitzending. U ontvangt het voltooide werk uiterlijk op de in de offerte vermelde leverdatum. Als u een veel snellere levertijd wenst, kunnen we dit afzonderlijk overeenkomen.
- Ondertiteling: Wij leveren ondertitels voor een video van een uur binnen een paar dagen. Als u een veel snellere levertijd wenst, kunnen we dit afzonderlijk overeenkomen.
Spoedlevering - wat houdt dat in?
Kiest u voor een spoedlevering? Dan ontvangt u de afgewerkte bestanden sneller. De prijs van een spoedlevering is de normale prijs +100 %.
U kunt kiezen voor een spoedlevering voor uw bestanden op onze pagina voor de aanlevering van bestanden onder Levertijd.
Levertijden voor spoedleveringen:
- Bestanden verzonden vóór 14.00 uur (EET) -> De volgende werkdag vóór 16.00 uur (EET).
- Bestanden verzonden na 14.00 uur (EET) -> De eerstvolgende werkdag vóór 16.00 uur (EET).
Hoe ontvang ik het voltooide werk?
Wij sturen het voltooide werk naar uw e-mailadres volgens het overeengekomen opleveringsschema.
Zijn de bestanden die ik heb gestuurd goed aangekomen?
Na het indienen van uw bestanden via het formulier op https://spokencompany.nl/bestanden, komt u op de bevestigingspagina, waar staat welke bestanden wij van u hebben ontvangen. Wil u zeker weten of de bestanden goed zijn aangekomen? Stuur ons dan een e-mail op info@spokencompany.nl en wij kijken het voor u na. Als u uw account geregistreerd hebt, kunt u daar ook de status van uw bestanden controleren. Voor meer informatie over de klantenrekening, scroll verder naar beneden op de FAQ-pagina tot „Klantenaccount”.
Hoe lang werken de links naar het opgeleverde werk in mijn e-mail?
Om veiligheidsredenen blijven de links maar tot 10 dagen na ontvangst van de e-mail actief. Zijn de links vervallen, neem dan contact met ons op (info@spokencompany.nl/ +31 20 225 4827).
Prijzen en facturering
Hoeveel kost het gebruik van jullie service?
Meer informatie over onze prijzen vindt u op onze pagina Tarieven. Door een offerteaanvraag te sturen, ontvangt u een exacte prijs voor uw bestelling.
Is er ruimte voor onderhandeling over jullie prijzen?
Als het project groter is dan gemiddeld, bieden wij een volumekorting. U kunt meer te weten komen door een offerteaanvraag te sturen.
Wanneer factureert u mijn bestelling?
Wij factureren voltooid werk binnen enkele dagen na voltooiing, of voor grotere projecten op maandelijkse basis op basis van de huidige stadium van voltooiing.
Kan ik toekomstige transcripties/ondertitelingen vooraf betalen?
Indien nodig kunnen wij u “voorschotten” verkopen, die u naar behoefte kunt inzetten voor de betaling van uw factuur volgens een flexibel schema. Geef ons uw wensen door bij de offerteaanvraag.
Hoe kan ik mijn factuur betalen?
De betaling is gebaseerd op een e-factuur (zakelijke klanten) of een factuur die per e-mail/post wordt verstuurd, bijvoorbeeld via uw eigen online bank.
Hoe lang is de betalingstermijn op uw facturen?
Facturen zijn in principe te betalen binnen 14 dagen.
Klantenaccount
Hoe registreer ik mijn klantenaccount?
U kunt een persoonlijk klantenaccount aanmaken op https://www.spokencompany.nl/account. U kunt de registratiepagina openen door onderaan de pagina te klikken op de link ”Register now”. Voer vervolgens uw voor- en achternaam in het veld Name in, en uw e-mailadres in het veld Email address. Een activeringslink voor uw account wordt naar uw e-mailadres gestuurd. Als u geen bericht ontvangt, controleer dan uw spamfolder!
Als u ons al bestanden hebt aangeleverd voordat u uw account registreerde, is het belangrijk dat het e-mailadres van uw account hetzelfde is als het e-mailadres dat u aan Spoken hebt verstrekt toen u de bestanden aanleverde.
Waarom kan ik het best een klantaccount registreren?
Via uw account kunt u alle bestanden zien die u ons hebt aangeleverd om te bewerken. U kunt het account ook gebruiken om de voltooide bestanden voor uzelf te downloaden gedurende drie maanden vanaf de datum van voltooiing. U kunt via uw account ook gemakkelijk bestanden naar Spoken sturen voor verwerking. U kunt ons ook bestanden blijven aanleveren zonder in te loggen via https://spokencompany.nl/bestanden.
Ben ik verplicht een klantenaccount aan te maken?
Neen. Het aanmaken van een account is geheel vrijwillig, en u kunt beroep blijven doen op onze diensten, zelfs als u geen account aanmaakt. U kunt ons ook bestanden blijven aanleveren via https://spokencompany.nl/bestanden. De voltooide bestanden worden u per e-mail toegezonden.
Hoe log ik in op mijn klantenaccount?
Inloggen gebeurt op https://www.spokencompany.nl/account. Uw gebruikersnaam (”Username”) is uw e-mailadres.
Ik ben het wachtwoord van mijn klantenaccount vergeten. Wat moet ik doen?
Op het adres https://www.spokencompany.nl/account klikt u op ”Forgot your password?”. Na het invoeren van uw e-mailadres, worden de instructies voor het wijzigen van het wachtwoord naar uw e-mail gestuurd. Volg de instructies in uw inbox om uw wachtwoord te wijzigen. Als u geen bericht ontvangt, controleer dan uw spamfolder!
Ik heb een vraag over mijn klantenaccount.
Neem in dat geval contact met ons op door een bericht te sturen naar info@spokencompany.nl.
Algemeen
Hoe zorgt u voor gegevensbescherming en geheimhouding?
Al onze projecten voor klanten worden geadministreerd in ons eigen Spoken TOOL system, dat is gebouwd in de Google Cloud omgeving. Alle gebruikers van het systeem moeten zich identificeren met een gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te krijgen tot het systeem, en alle gebruikers hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Het klantmateriaal wordt opgeslagen op Google Cloud Storage (gevestigd binnen de EU) en wordt drie maanden nadat het bestand is voltooid automatisch uit het systeem verwijderd. Alleen de projectmedewerker die met het materiaal werkt en de medewerkers van de projectadministratie hebben toegang tot het materiaal van de klant.
Terwijl we gebruik maken van spraakherkenningstechnologie, worden onze AI-tools op onze eigen servers gebruikt, zodat uw gegevens veilig blijven.
Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU. Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die wij nodig hebben voor het beheren van de klantrelaties en voor de facturatie. Wij slaan persoonsgegevens alleen op in de systemen waar dit verplicht is.
Wat zijn jullie algemene voorwaarden?
Onze algemene voorwaarden vindt u hier.
Wat betekent jullie 100% tevredenheidsgarantie?
De tevredenheid van onze klanten betekent alles voor ons. Als u niet tevreden bent over de kwaliteit van ons werk en wij na één correctieronde de kwaliteit niet hebben kunnen verbeteren, hoeft u niet te betalen voor het gebruik van onze service.
Waaruit bestaat jullie klantengroep?
Tot onze klanten behoren onderzoekers van universiteiten en hogescholen, overheidsorganisaties, videoproductiebedrijven, advocatenkantoren, andere bedrijven en particulieren. Wij kunnen al onze klantengroepen bedienen op de manier die zij wensen. Meer informatie over enkele van onze klantengroepen vindt u op onze pagina Onze klanten.
Hoe kan ik jullie contacteren?
De snelste manier om contact met ons op te nemen is door een e-mail te sturen naar info@spokencompany.nl of te bellen naar +31 20 225 4827. Wij reageren snel op werkdagen tijdens kantooruren.
